Tổ chức sự kiện ở đâu?

Có rất nhiều yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện, tuy nhiên có sự ảnh hưởng quan trọng nhất phải kể đến một bản kế hoạch vô cùng tỉ mỉ, chi tiết và cụ thểThành công hay thất bại của sự kiện đều được quyết định bởi bản kế hoạch

70% của sự thành công phụ thuộc vào kế hoạch tốt mà bạn xây dựngCùng với kinh nghiệm 10 năm hoạt động, Đại Lâm xin chia sẻ kinh nghiệm thành lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho bạn trong bài viết này

1.     Phân loại sự kiện cần tổ chức và xác định mục tiêu cho sự kiện

Việc đầu tiên bạn phải làm là xác định loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức: Lễ khánh thành, hội nghị-hội thảo,..Định hình loại sự kiện giúp bạn dễ dàng xác nhận những mục nào cần thực hiện, mục nào có thể bỏ bớt đi để tránh sự dông dài cho sự kiện cũng như tiêu tốn phí vô ích

Việc rất quan trọng kế tiếp là xác định mục đích cùng với mục tiêu của sự kiện.Bạn muốn tổ chức hội nghị tri ân khách hàng.

2. Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?

Đây là bước quan trọng nhằm  làm cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Ngoài ra các nhân viên quản lý nhân sự và trong quá trình tổ chức cần giám sát chương trình cẩn thận.

Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.

3.       Xây dựng thông điệp cho sự kiện

Thông điệp sự kiện không chỉ là ý nghĩa cốt lõi của sự kiện bạn tổ chức mà còn mang ý nghĩa truyền thông vô cùng quan trọng, nó sẽ theo suốt sản phẩm/công ty/dịch vụ đến tận chặng đường cuối cùng của nó.

4.       Lên lịch cho thời gian và tìm địa điểm tổ chức cho sự kiện

Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnViệc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.

5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện

Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…

6.     Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Do đó cần có kế hoạch truyền thông cụ thể để tận dụng tối đa lợi ích mà truyền thông mang lại .

Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.

Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.

-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..

-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.

– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.

  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.

7. Ngân sách cho sự kiện

Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Mục nào có thể bớt được thì nên giảm thiểu đi.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

>>> Xem thêm: cty tổ chức sự kiện event tphcm – Bật mí cách tốt nhất để lập kế hoạch tổ chức sự kiện

>>> Xem thêm: dịch vụ tổ chức khai trương – Cách tốt nhất để tạo ra kế hoạch tổ chức sự kiện

>>> Xem thêm: kế hoạch tổ chức lễ khởi công – mách bạn kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt hơn

Loading Facebook Comments ...